Ausweispapiere einscannen und speichern im Geschäftsverkehr rechtswidrig?

Aus aktuellen Anlass beschäftigt sich der vorliegende Blogbeitrag mit der Zulässigkeit von Ausweiskopien im geschäftlichen Verkehr.

Speditionen kopieren Ausweispapiere

Zur Vorgeschichte: Vor ein paar Tagen erhielt ich den Anruf eines Speditionsmitarbeiters, der sich darüber beschwerte, dass Speditionen oder Firmen vor Übergabe der Fracht ein persönliches Ausweispapier wie Pass oder Personalausweis verlangen würden, um dieses dann zu kopieren und zu den Unterlagen zu nehmen. Der Anrufer wollte wissen, ob diese gängige Praxis durch das Datenschutzgesetz gerechtfertigt sei.

Meine diesbezügliche Auskunft lautete (kurz gefasst), dass das nach dem österreichischen Datenschutzgesetz, eine derartige Vorgegehensweise wohl nur beim Vorliegen einer entsprechenden gesetzlichen Grundlage oder mit der ausdrücklichen Zustimmung des Betroffenen und nach umfassender Information hinsichtlich der weiteren Datenverwendung erlauben würde. Der Anrufer versicherte mir, dass er die Übergabe des persönlichen Ausweispapieres in der Praxis nicht verweigern könne, da er sonst die Fracht nicht bekommen würde bzw befürchte, dass seine Firma keine Aufträge mehr erhalten würde. Sein Chef verstünde ihn zwar, könne aber auch nichts machen, da die jeweiligen Geschäftspartner auf eine Kopie des Ausweispapieres bestehen würden.

Hinsichtlich der Motivation befragt, gab der Anrufer an, dass die Firmen auf die Ausweiskopien bestehen würden, um die Übergabe der Fracht bzw die Identität des Übernehmers nachweislich dokumentieren zu können. Er selbst würde den Zweck der Ausweiskopie ja auch verstehen, befürchte aber seinerseits den möglichen Missbrauch seiner persönlichen Daten.

Das Thema hat mich weiter beschäftigt und mich zu einer weitergehenden Internetrecherche angeregt.

Ausweis nicht scannen oder speichern

Das deutsche Handelblatt berichtet bezugnehmend auf ein Urteil des Verwaltungsgerichts Hannover, dass Unternehmen sich einen Personalausweis zwar vorzeigen lassen dürfen – ihn einzuscannen und zu speichern hingegen jedoch rechtswidrig sei. Interessant ist dieses Urteil in Zusammenhang mit dem vorhin geschilderten Gespräch vor allem deshalb, weil es sich auf die Praxis eines Unternehmens bezog, das die Ausweise der Fahrer von Spediteuren einscannte, um den Transport von Autos zu überwachen. Aus der Begründung der Richter war zu entnehmen, dass ein Ausweis der Identifizierung diene, indem er vorgelegt wird. Das unbeschränkte Erfassen der Daten sei unzulässig, urteilten die Richter. Einmal erfasste Daten könnten leicht missbräuchlich verwendet werden, hieß es zur Begründung.

Löschung der Kopien fordern

Was können Betroffene nun tun, um ihre Daten vor einen möglichen Missbrauch zu schützen? Der erste Schritt wäre wohl, von den Unternehmen zu verlangen, im zukünftigen Geschäftsverkehr auf das Kopieren oder Scannen zu verzichten und bisher gespeicherte Daten zu löschen. Problematisch in diesem Zusammenhang könnte sein, dass die kopierten Daten, wenn sie nur als Papierkopie vorliegen, eventuell nicht als Datei im Sinne des Datenschutzgesetzes anzusehen sind. Ein Anspruch zur Löschung der Daten nach dem DSG 2000 wäre dann wohl nicht gegeben.

Rechtslage in Österreich

Hinsichtlich der Rechtslage in Österreich habe ich bei meiner kurzen Recherche keine Dokumente gefunden, welche auf die vorhin geschilderten Sachlage explizit Bezug nehmen würden. Den betroffenen Unternehmen bzw Personen wäre in einem ersten Schritt wohl zu raten, sich mit einer detaillierten Schilderung der Sachlage an die österreichische Datenschutzbehörde  zu wenden und eine sachbezogene, informelle Stellungnahme einzuholen. Laut dem DSG 2000 § 32 Abs 1 wären „Ansprüche wegen Verletzung der Rechte einer Person oder Personengemeinschaft auf Geheimhaltung, auf Richtigstellung oder auf Löschung gegen natürliche Personen, Personengemeinschaften oder Rechtsträger, die in Formen des Privatrechts eingerichtet sind, sind, soweit diese Rechtsträger bei der behaupteten Verletzung nicht in Vollziehung der Gesetze tätig geworden sind, auf dem Zivilrechtsweg geltend zu machen.“

Autor: Ing. Mag. Horst Greifeneder