Hinweisgebersystem (Whistleblower)
Hinweisgebersysteme – Schutz und Transparenz in Ihrer Organisation
Eine neue EU-Richtlinie (RL EU 2019/1937) verpflichtet Unternehmen in Österreich vertrauliche Hinweisgebersysteme für interne Meldungen von Rechtsverstößen, die das öffentliche Interesse beeinträchtigen, einzurichten. Die sogenannte Whistleblower-Systeme können sowohl intern als extern betrieben werden.
Hinweisgebersysteme spielen eine entscheidende Rolle im Risikomanagement und in der Compliance. Wir unterstützen Sie bei der Planung und Konzeption von effektiven Hinweisgebersystemen, die es ermöglichen, Anomalien und Sicherheitsrisiken frühzeitig zu erkennen. Unsere Lösungen gewährleisten Anonymität und Sicherheit, was für eine effektive und vertrauensvolle Kommunikation innerhalb der Organisation unerlässlich ist.
Unsere Hinweisgebersysteme nutzen modernste Technologien, um eine nahtlose und sichere Meldung von Bedenken oder Vorfällen zu ermöglichen. Durch die Implementierung von benutzerfreundlichen Schnittstellen und robusten Datenschutzmechanismen ermöglichen wir es Mitarbeitern, sich sicher zu fühlen, wenn sie wichtige Informationen teilen.
Unternehmen ab 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben entsprechende Hinweisgebersysteme ab 17. Dezember 2021 einzusetzen. Unternehmen mit 50 bis 249 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern haben Zeit bis zum 17.12,2023.
Erforderliche technische und organisatorische Maßnahmen
Aus Sicht des verantwortlichen Unternehmens sind nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen für ein ordnungsgemäßes Whistleblower-System zu planen und umzusetzen:
- Einführung eines firmeninternen Hinweisgebersystems, dass die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern und Dritten gewährleistet und nur befugten Personen einen Zugriff auf Meldungen ermöglicht;
- Sicherstellung der rechtskonformen Dokumentation und Aufbewahrung eingehender Meldungen;
- Benennung unparteiischer Verantwortlicher für die Entgegennahme und fristgerechte Verarbeitung von Meldungen bzw ordnungsgemäße Durchführung von Folgemaßnahmen;
- Bereitstellung von Informationen über Verfahren zur Meldung von Rechtsverstößen an externe Stellen, zB zuständige Behörden;
Hinweisgebersysteme müssen Meldungen in schriftlicher oder mündlicher Form ermöglichen.
Unsere Dienstleistungen bei Hinweisgebersystemen
Als Datenschutzbeauftragte verfügen wir über langjährige Erfahrung in der Verarbeitung von vertraulichen Informationen und sind bei unserer Tätigkeit auf Geheimhaltung verpflichtet. Eine neutrale Stelle für den Empfang von Meldungen reduziert Interessenskonflikte und stärkt das Vertrauen der Hinweisgeber.
- Unterrichtung und Beratung des Auftraggebers hinsichtlich der ordnungsgemäßen Aufgaben und Pflichten;
- Technische und organisatorische Beratung bei der Konzeption eines firmeninternen Hinweisgebersystems;
- Schulung der Verantwortlichen und Mitarbeiter bezüglich der Aufgaben und Pflichten beim Einsatz und Betrieb eines firmeninternen Hinweisgebersystems;
- Errichtung und Betreuung eines Hinweisgebersystems für Auftraggeber;
- Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Folgemaßnahmen;
- Zusammenarbeit und Anlaufstelle für Behörden;
Für die Beantwortung etwaiger offener Fragen stehe wir jederzeit gerne zur Verfügung.